下面是小编为大家整理的人事档案管理流程规范（全文完整）,供大家参考。
人事档案管理流程规范
对于企业来说，人事档案的作用主要体现在为企业人事部门提供依据。档案是 历史的真实记录，通过利用人事档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，总结 经验教训，为领导决策和管理提供重要的参考和依据。现代企业为了做到知人善 任、选贤举能，将尽可能的全面、准确的了解员工，通常会将考察现状与查阅档案 材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会 将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中 形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总，归入员
工个人档案，作为考核依据。因此企业在人事任免、考核时，都经常要用到员工 个人的人事档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解员工个人的 情况，为人力资源中心的正确选拔和使用起到了重要参考作用。
主要体现在以下几个方面：
1、档案是一个企业或员工个人历史的真实、全面的反映。
2、档案是一个企业或员工个人维护自身权益的重要工具。
3、档案是一个企业规范管理的基础。
4、档案是一个企业或员工个人建立信用，在社会活动各方面建立和利用信用 体系，获得发展最有力的工具。
档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世 可以知古，后世可以知今”的重要素材。企业为加强员工档案的管理，有效地保护 和利用档案，从而提高企业的管理水平。
以下是根据公司的实际情况而制定的人事档案管理流程规范。
、整理人事档案的用具、相关资料和时间
1( 用具
整理人事档案之前，需提前准备的用具有 : 小刀、剪刀、双面胶、橡皮筋、黑 色水笔、铅笔、橡皮擦、档案袋、钉书机、钉书钉、笔记本电脑 ( 可以向培训部借 用) 、每月总部和分部报到的新员工资料、门店导购员的身份证复印件和一寸照 片。
2( 相关资料
需提前打印的资料 : 每月新招到的储备人员、实习生和门店上报的导购员《应 聘人员登记表》、《员工档案资料表》、《员工在职期间重大事项记录表》、《员
工报到相关资料缺失统计》。
需准备的表格有 :
需准备的表格有 : 《每月月底统计表》
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月底统计 \08
月底统计 \08 年、《每月离职汇总》
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人事部文件件 门店离职汇总 2008 年、《每月门店最新人员编制》 专用\1 每月更新文件 门店-2008 年人员编制。
注: 以上三份表格由绩效组提供。
人事部文件
3( 时间
整理人事档案的时间是 : 每月的月初，整理上个月的人事档案。
( 整理档案的时 间，按档案管理专员的实际工作情况来定。
)
、档案管理规范进行分类 (文字版 )
档案管理分为三大类 : 总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案管理 规范; 门店管理人员、储备人员及实习生的档案管理规范 ; 门店导购员的档案管理规 范。
1( 总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案管理规范 1) 每个总部员 工在报到时，收集该员工的《应聘人员登记表》、《员工档案资料表》、身份证复 印件一份、近期一寸免冠照片两张、员工学历、职称、资格、奖励证明复印件一份
和总部员工录用报到流程单一份 ;( 如是驾驶员，需提供驾驶证复印件，财会人员， 需提供会计证复印件。
) 如以上档案资料不全者，将记录在《员工报到相关资料缺 失统计》表格中。
将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋
在档案袋上，将该员工的部门、姓名、职务，用铅笔注明在诺奇标志和灰色 区域的中间位置 ;( 用铅笔标注，以便档案袋可以重新使用。
)
将《员工在职期间重大事项记录表》打印出来，用双面胶贴在档案袋写有项 目和材料 的地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间和入司时间，入司 时间写在事项栏里，应写为 : 该员工于某年某月某日入司。
根据每月月底对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时 间，根据《每月月底统计》 所登记的内容填写。考核登记一般分为五种情况。转 正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。转正应写为 : 某年某月转正，并核定工资 为 元/月。晋升工资应写为 :某年某月工资晋升为 元/ 月。晋升职务应写为 :某年某 月晋升职务为 。调职应写为 : 某年某月调动职务为 。离职应写为 :某年某月某日离 职，离职原因为 。并将离职人员的档案资料进行归类，统一整理到一个档案袋 中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入 司时间、离职时间。
2、门店管理人员、储备人员及实习生的档案管理规范
门店储备人员、实习生和管理人员的资料，一般在公司总部复试时收集，或 让门店随 货寄回公司人力资源中心。所需资料有 : 《应聘人员登记表》、《员工档 案资料表》、身份证复印件一份、近期一寸免冠照片两张和员工学历、职称、资 格、奖励证明复印件各一份 ; 如档案资料不全者，将记录在《员工报到相关资料缺 失统计》表格中。
2) 将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋
在档案袋上，对照《每月门店最新人员编制》，用铅笔将该门店管理人员、 储干人员及实习生、姓名、职务，注明在诺奇标志和灰色区域的中间位置 ;( 用铅笔 标注，以便档案袋可以重新使用。
)
将《员工在职期间重大事项记录表》打印出来，用双面胶贴在档案袋灰色的 地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间和入司时间，入司时间写在事项 栏里，应写为 : 该员工于某年某月某日入司。
根据每月月初对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时 间，再根据《每月月底统计》所登记的内容填写。考核登记一般分为五种情况。转 正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。转正应写为 : 某年某月转正，并核定工资 为 元/月。晋升工资应写为 :某年某月工资晋升为 元/ 月。晋升职务应写为 :某年某 月晋升职务为 。调职应写为 : 某年某月调动职务为 。离职应写为 :某年某月某日离 职，离职原因为 。并将离职人员的档案资料进行归类，统一整理到一个档案袋 中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入司时间、离职时间。
3(门店导购员的档案管理规范
1)门店导购员的资料，一般由门店用 0A系统或MSNJ勺方式发送至人力资源中 心招聘组进行备案。《应聘人员登记表》、《员工档案资料表》每月进行打印，导 购员需上交身份 证复印件一份、近期一寸照片两张，由门店随货的方式寄回公司 人力资源中心。如档案资
料不全者，将记录在《员工报到相关资料缺失统计》表格中。
将以上档案资料进行归档，装入员工个人档案袋
在档案袋上，对照《每月门店最新人员编制》，用铅笔将该导购员对应的门 店、姓名， 注明在诺奇标志和灰色区域的中间位置 ;( 用铅笔标注，以便档案袋可 以重新使用。
) 4) 将《员工在职期间重大事项记录表》打印出来，用双面胶贴在档
案袋灰色的地方。并在记录表中填写该员工的姓名、登记时间和入司时间，入司时 间写在事项栏里，应写为：该员工于某年某月某日入司。
5）根据每月月初对员工上个月的考核、晋升进行整理，整理时应先填写登记时 间，再根据《每月月底统计》所登记的内容填写到《员工在职期间重大事项记录 表》里。考核登记一般分为五种情况。转正、晋升工资、晋升职务、调职、离职。
转正应写为：某年某月转正，并核定工资为 元/月。晋升工资应写为：某年某月工资 晋升为 元/月。晋升职务应写为：某年某月晋升职务为。调职应写为：某年某月调
动职务为。离职应写为：某年某月某日离职，离职原因为。并将离职人员的档案 资料进行归类，统一整理到一个档案袋中，并在档案袋上标注员工个人的名字、入 司时间、离职时间。
档案后续工作：
总部管理人员、一般事务人员及分公司员工的档案；
门店管理人员、储备人将
员及实习生的档案；
门店导购员的档案。整理完毕后，将记录在《员工报到相 关资料缺失统计》的不全的档案资料进行汇总，并发至门店收集。
四、档案管理规范的流程（图片版）
1.档案袋（图1）
2.将员工在职期间重大事项记录表贴在灰色框内.（图2）
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3.用铅笔将部门姓名注明在员工在职期间重大事项记录表的上方（图3）
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4.每月最新人员编制
（图4）
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5.对照由绩效组提供的《每月最新门店人员编制》表 （图5）。看每个店的人员 是否齐全。
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7.根据绩效组提供的《每月月底统计》查找相关资料
（图7）
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11.将记录过的导购员信息，用紫红色标注出来，这样没有记录下来的信息,
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（图 11）
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