会务活动标准流程与规范

时间:2024-05-30 12:26:02 来源:网友投稿

下面是小编为大家整理的会务活动标准流程与规范,供大家参考。

会务活动标准流程与规范

森果农庄会务标准流程

 森果农庄会务标准流程及规范

 一、会议接单

 常见的会议台形:剧院形、董事形、圆桌形、鱼骨形、U 形、课桌形等,也可根据客人的要

 求摆台。

 常见的会议类型:高级会议(如政府接待、公司内部董事会、国际会议等)、贸易洽谈会、

 茶话会、公司培训会、新闻发布会、知识讲座等。

 二、会前

 1、 领受任务,熟知以下内容:

 1)会议名称

 2)会议性质

 3)与会人数

 4)会议期限

 5)会议休息时间表

 6)会议活动范围

 7)准备内容

 8)注意事项

 2、会前准备

 1)根据会议的要求摆好会议的台形,工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备。冬夏两季要调整好室温,注意通风。冬季要保暖。

 2)会场指示牌,在会展大厅明显位置摆放会议的指示牌,在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。

 3)有主席台的话布置鲜花或其他装饰物,各个位置根据要求可以摆放人名卡、话筒。

 4)主席台上方根据客人要求,在合适的位置由工程部协助挂号横幅。

 5)登记台:会场门口或会展大厅摆放签到台并有指示牌、签到簿,方便参会客人签到。

 6)休息安排,熟悉本次会议的休息时间表,可以提前与市场部或者客人沟通,安排合适的休息区域,并准备茶歇。

 7)有茶歇的时候提前根据会议人数搭设好茶歇台,准备好充足的餐具、饮品、食品,根据主办方的要求按时提供。

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 8)服务员配备,人员安排到位,告知其负责的区域和服务的内容,让其准备好所需要的东西,适时提供服务。

 9)会场清洁,会场布置结束后清理好会场卫生,等待会议开始。

 (10)接手纪念品、 礼品的发放, 如遇到一些公司的年会等需要帮助客人保管、发放礼品的,

 在收货时要做好登记。

 11)礼仪演习彩排, 如果会议当中需要专门的礼仪协助服务, 提前与客人沟通好服务内容,对专人进行培训,保证服务质量。

 3、会前检查

 会议开始前,根据会议内容列项检查:如设备设施、会议物品、人员准备情况等。

 三、会中

 1、引领:
准备大厅指示牌、引导员,引导客人到指定会议区域,由主办方登记专人引导重

 要嘉宾到位。

 2、会中服务:

 1)主席台上湿巾、倒茶水服务,其他会议区域根据情况而定,客人到位后斟倒茶水或矿泉水。

 2)会场秩序维持服务,不要让与会无关的人员进入会场,保持会场周围的安静,不要有

 噪音或异味影响会议进行。

 3)加水、清洁服务,会议进行当中适时的为客人添加饮品,清理桌面的垃圾。

 4)委托代办服务,可以为了方便客人,帮助客人做符合规章范围内的服务,如帮助客人打印文件,递送物品等。

 5)出会场的引领服务,客人出会场时,上前主动问候:
“先生,请问需要帮助吗?”引领客人去洗手间等地方。

 6)应急情况处理:对会议服务员工进行培训,如遇到紧急情况,如火灾疏散,指引客人

 迅速从安全通道撤离;

失窃,做当事人询问笔录、 相关人询问笔录;

停电、溢水, 安抚客人,迅速找相关人员解决;

如遇到病人疾病突发, 迅速拨打急救中心电话, 并可以找相关人员在现场展开急症救护等。

 3、会中茶歇休息:

 会议进行中可能会有短暂的休息时间, 要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始, 提前十分钟准备好茶歇的食品、 饮品待茶歇开始后为客人提供咖啡、 茶、食品服务。

 及时清理台面卫生,

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 保证会场清洁。

 4、会议结束 ,如遇到参会人员合影留念,迅速为客人摆好位子,协助客人完成合影。

 5、结账:
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,由前台收银及市场部与客户进行核对并结账。

 6、道别:
与参会人员、主办方热情道别,并提醒客人带好随身物品。

 四、会后

 1、宾客全部离开会场后,服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品

 要及时与会务组联系,尽快转交失主并登记。

 2、撤会议用品,桌椅、餐具。

 3、清洁会场

 4、关闭电器设备

 5、检查清理情况

 6、服务人员撤出,锁闭会议厅

 7、根据本次会议的服务情况进行总结

 五、会议接待服务标准

 1、服务员上岗前要按规定化妆、修饰,认真整理工装,仪容仪表端庄、整洁、精神饱满;

 提前到达会场。

 2、会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观。

 3、迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑,来宾到达时要热情迎候,依次接待。

 4、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来宾问题要得体、明确。

 5、给来宾引位要及时,客人入座后一分钟内需倒上茶水,递上纸巾。

 6、会议进行中,每隔10-15 分钟,及时增添茶水。

 7、会议进行中,服务员应站在合适的位置,悉心观察会场状况。

 8、送客人时,要及时提醒客人拿好物品,并道“请走好”。

 9、会后清理工作要及时、仔细。

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